Die Klinik Favoriten ist die erste Anlaufstelle für mehr als 220.000 Bewohner*innen im Bezirk – das entspricht der drittgrößten Stadt in Österreich. Mit rund 2.700 Angestellten aus 49 Nationen lebt die Klinik Favoriten täglich ein Miteinander, das durch Chancengerechtigkeit, Gleichbehandlung und Antidiskriminierung besticht. Das perfekte Zusammenspiel der vielen unterschiedlichen Berufsgruppen ist uns dabei wichtig. Jetzt Teil der Klinik Favoriten werden!

Klinik Favoriten ist eine Einrichtung des Wiener Gesundheitsverbundes. Als Unternehmung der Stadt Wien betreibt der Wiener Gesundheitsverbund insgesamt 7 Kliniken, 9 Pflegehäuser, ein Therapiezentrum sowie 5 Ausbildungsstandorte. Nutzen Sie die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten und Karrierechancen und arbeiten Sie gemeinsam mit uns daran, die Gesundheitsversorgung in Wien kontinuierlich zu verbessern!

Das Sekretariat ist zentraler Bestandteil der Pflegedirektion – ein Ort, an dem Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Überblick gefragt sind.

In einem hellen, modernen Großraumbüro arbeiten sie gemeinsam in einem engagierten Team, bestehend aus einer Verwaltungsassistentin sowie einem Lehrling.

Die Tätigkeit im Sekretariat ist vielseitig, anspruchsvoll und von hoher Verantwortung geprägt. Sie bewegen sich in einem dynamischen Umfeld, bringen Ihre Ideen aktiv ein und gestalten Prozesse laufend mit – immer mit dem Ziel, Strukturen weiterzuentwickeln und flexibel an neue Anforderungen anzupassen. Neben Organisationsgeschick und einem sicheren Auftreten sind insbesondere ausgeprägte EDV-Kenntnisse, Genauigkeit in der Protokollführung sowie ein gutes Gespür für Zahlen und statistische Zusammenhänge gefragt.

Sie überzeugen durch rhetorische Stärke, Resilienz und einen offenen, professionellen Umgang mit internen und externen Ansprechpartner*innen. Die Position bietet nicht nur spannende Herausforderungen, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.

Werden Sie Teil unseres Teams als:

Verwaltungsassistent*in

Ihr Aufgabengebiet

• Sie verantworten das Büromanagement der Pflegedirektion (z.B. Post, physische und elektronische Ablage von Dokumenten, Systempflege, …)
• Sie sind verantwortlich für das Terminmanagement sowohl innerklinisch als auch mit externen Kliniken und der Generaldirektion
• Sie verfassen Gesprächsprotokolle und Abschriften diverser Diktate
• Sie koordinieren den administrativen Part im Rahmen der Personalführung z.B. Verwaltung und graphische Aufbereitung von Personaldaten, Protokollführung
• Sie sind für die administrative Handhabung und Koordination des Bewerbungsmanagements zuständig
• Sie sind Ansprechperson für die administrativen Eingaben im Zeiterfassungstool der Mitarbeiter*innen der Pflegedirektion

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsassistent*in (ehemals Bürokauffrau/Bürokaufmann)
• Abgeschlossene Schulausbildung z.B. Handelsakademie, Handelsschulen
• Sie besitzen die österreichische Staatsbürgerschaft oder einen Nachweis über den unbeschränkten Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
• Sie verfügen über ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie sehr gute MS Office-Kenntnis.
• Sie zeichnen sich durch Verantwortungsbewusstsein, Vertrauen und Loyalität aus
• Sie haben Freude und Interesse an einer Tätigkeit im Bereich des Gesundheitswesens
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Lernbereitschaft
• Sie besitzen sehr gute Umgangsformen und wertschätzenden Umgang mit allen Menschen, unabhängig von deren Herkunft und sozialer Stellung

Unser Angebot

• Beschäftigung in Vollzeit (40 Wochenstunden)
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer zukunftssicheren Unternehmung
• eine große Auswahl an Fort- & Weiterbildungen
• Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen
• verbilligten Mittagstisch
• flexible Arbeitszeiten
• adäquate Möglichkeiten der Kinderbetreuung
• einen krisensicheren Arbeitsplatz
• ausgezeichnete Karrierechancen
• ein vielfältiges und interessantes Aufgabengebiet
• umfangreiche Angebote zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz
• Betriebsärzt*innen
• Pensionskassenmodell der Gemeinde Wien
• Gute Verkehrsanbindungen

Für Mitarbeiter*innen, die bereits bei der Stadt Wien beschäftigt sind, ergibt sich die Entlohnung für die ausgeschriebene Stelle durch die Dienstposten- bzw. Funktionsbewertung und die entsprechende Einreihung im jeweiligen Gehaltssystem.
Für neue Mitarbeiter*innen beträgt das Einstiegsgehalt laut Wiener Bedienstetengesetz für diese Stelle €2.836 (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten ergibt sich ein höheres Gehalt.

Unser Ziel ist es, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Vielfalt der Menschen widerspiegelt und in der alle entsprechend ihrer individuellen Kompetenzen und Perspektiven einen Beitrag leisten können. Der Wiener Gesundheitsverbund als Teil der Stadt Wien setzt sich für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das gleiche Chancen für alle bietet. Wir ermutigen ausdrücklich Menschen mit verschiedenen Hintergründen, sich bei uns zu bewerben.