Als größtes Krankenhaus Österreichs steht das Universitätsklinikum AKH Wien für Spitzenmedizin und hohe Expertise verbunden mit Einfühlungsvermögen und Engagement. Wir bieten einen Arbeitsplatz, der vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeiten ermöglicht. Jetzt Teil des AKH Wien werden!

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für unser Office Management, die durch Organisationstalent, Sorgfalt und Freude an der Zusammenarbeit überzeugt.

In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle unserer Abteilung und sorgen mit Ihrem Überblick und Ihrer strukturierten Arbeitsweise für reibungslose Abläufe im Hintergrund. Sie bringen idealerweise bereits Erfahrung im Office- oder Sekretariatsbereich mit, arbeiten genau und behalten auch in lebendigen Situationen den Überblick.

Besonders wichtig ist uns Ihre Freude am Umgang mit Menschen: Sie kommunizieren freundlich und professionell – sowohl persönlich als auch am Telefon – und tragen mit Ihrer offenen, hilfsbereiten Art zu einer angenehmen Atmosphäre bei. Sie unterstützen das Team zuverlässig und sind ein wichtiger Teil davon.

Wir sind ein diverses, buntes Team, das mit Engagement und Freude zusammenarbeitet und wir suchen eine Person, die diese Werte teilt.

Wenn Sie gerne organisieren, strukturiert  und engagiert arbeiten und ein Umfeld schätzen, in dem Vielfalt und Teamgeist gelebt werden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Werden Sie Teil unseres Teams als:

Office Manager*in, Abteilung Klinische Administration, Sekretariat

Ihr Aufgabengebiet

• Sie unterstützen die Abteilung in allen administrativen und organisatorischen Belangen des Sekretariats.
• Sie bearbeiten Bewerbungen, koordinieren den gesamten Bewerbungsprozess und kommunizieren mit Bewerber*innen.
• Sie bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und übernehmen Ablagearbeiten.
• Sie koordinieren Termine, organisieren Besprechungen und sind zentrale Ansprechperson (telefonisch, per E-Mail und persönlich).
• Sie übernehmen allgemeine Bürotätigkeiten, Bestellungen von Büromaterialien und sorgen für einen reibungslosen Büroablauf.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung (Bürokauffrau/-mann, Handelskauffrau/-mann, Verwaltungsassistent*in, etc.) oder Sie sind bereits bei der Gemeinde Wien, sind in einer der Verwendungsgruppen E, 4, 3, 3A, 3P eingereiht und verfügen über mind. 6 Jahre facheinschlägige Berufserfahrung
• Sie haben uneingeschränkten Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt.
• Sie verfügen über einen Nachweis für verschiedene Impfungen (Immunitätsnachweis).
• Sie besitzen fließende Deutschkenntnisse.

• Sie erledigen Ihre Aufgaben sorgfältig, sind verlässlich und unterstützen das Team im Arbeitsalltag.

Unser Angebot

• Befristet auf 1 Jahr - Möglichkeit auf Unbefristung möglich
• Beschäftigung in Vollzeit (40 Wochenstunden)
• Gleitzeit
• Krisensicherer Arbeitsplatz
• Ein vielfältiges und interessantes Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeiten
• Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einer zukunftssicheren Unternehmung
• Große Auswahl an Fort- & Weiterbildungen
• Pensionskassenmodell der Gemeinde Wien (Zusatz zur gesetzlichen Pension)
• Umfangreiche Angebote zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz
• Betriebskindergarten
• Verbilligter Mittagstisch für eine ausgewogene Ernährung während der Dienstzeit
• Gute Verkehrsanbindungen z. B. guter Anschluss an öffentliche Verkehrsmittel (U-Bahn-Nähe) / Parkgarage / E-Bike-Ladestation

Für Mitarbeiter*innen, die bereits bei der Stadt Wien beschäftigt sind, ergibt sich die Entlohnung für die ausgeschriebene Stelle durch die Dienstposten- bzw. Funktionsbewertung und die entsprechende Einreihung im jeweiligen Gehaltssystem.
Für neue Mitarbeiter*innen beträgt das Einstiegsgehalt laut Wiener Bedienstetengesetz für diese Stelle € 2836 (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten ergibt sich ein höheres Gehalt.

Unser Ziel ist es, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Vielfalt der Menschen widerspiegelt und in der alle entsprechend ihrer individuellen Kompetenzen und Perspektiven einen Beitrag leisten können. Der Wiener Gesundheitsverbund als Teil der Stadt Wien setzt sich für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das gleiche Chancen für alle bietet. Wir ermutigen ausdrücklich Menschen mit verschiedenen Hintergründen, sich bei uns zu bewerben.